Google Drive memiliki fitur publik yang memungkinkan penggunanya membagikan file kepada orang lain dan memberikan akses terhadap file tersebut. Selain itu pengguna juga bisa membatasi akses yang diberikan seperti hanya membuka, memberikan komentar atau menyunting file. Cara memberikan dan menghilangkan izin akses Google Drive sebenarnya sangat mudah.
Meski demikian masih banyak yang kurang paham dengan penggunaan Google Drive. Padahal Google Drive akan sangat berguna untuk memudahkan transfer informasi terutama jika hendak membagikan file dalam ukuran besar. Oleh sebab itu untuk memahami lebih lanjut mengenai cara memberi izin akses pada Google Drive simak penjelasan berikut.
Daftar Isi
Cara Memberikan dan Menghilangkan Izin Akses Google Drive ke Publik
Google Drive memang biasanya digunakan untuk menyimpan berbagai file dengan ukuran besar. Layanan cloud storage ini sendiri memiliki kapasitas penyimpanan 15 GB yang bisa didapatkan oleh pengguna Google secara gratis. Selain itu pengguna juga bisa saling membagikan file dengan mudah hanya dengan membagikan link.
File yang dibagikan melalui link Google Drive dapat diakses oleh penerimanya apabila pemilik link sudah memberikan akses terhadap link Google Drive tersebut. Dengan memberikan akses ini penerima link tak hanya bisa mengakses file saja, namun juga bisa memberikan komentar, menyunting ataupun mengunduhnya. Untuk memberikan akses Google Drive ke publik simak caranya berikut ini:
1. Masuk ke Google Drive
Pertama, Cara memberikan dan menghilangkan izin akses Google Drive adalah dengan login ke akun Google Drive. Akun Google Drive sudah terhubung langsung dengan akun Gmail pengguna sehingga otomatis pengguna bisa menikmati layanan dari Google Drive dengan email tersebut. Setelah masuk ke Google Drive maka pengguna sudah bisa menggunakan layanan tersebut.
2. Ubah Pengaturan Fille
File yang sudah diunggah ke Google Drive hanya bisa diakses secara pribadi oleh pemilik akun kecuali pengguna telah membagikannya ke publik. Apabila pengguna tidak mengaktifkan akses link Google Drive maka orang lain tidak dapat mengakses isi dari link tersebut. Berikut ini Cara memberikan dan menghilangkan izin akses Google Drive untuk publik:
- Untuk memberikan akses publik caranya cukup mudah. Pertama, Klik kanan pada file yang akan dibagikan.
- Selanjutnya pilih dapatkan link. Pada bagian tersebut akan muncul tampilan popup yang berisi link dari file yang akan dibagikan.
- Selanjutnya ubah pengaturan akses dengan mengganti akses ‘dibatasi’ menjadi ‘siapa saja yang memiliki link’. Setelah akses diubah link akan berubah menjadi berwarna hijau. Dengan demikian link tersebut akan dapat diakses oleh siapa saja yang menerima link tersebut.
- Kemudian pengguna juga bisa mengatur akses apa saja yang bisa dilakukan oleh penerima link. Beberapa pilihan akses yang bisa dipilih adalah hanya melihat, mengedit dan memberi komentar. Selanjutnya klik selesai.
- Selain memberikan izin akses pengguna juga bisa menghapus izin akses tersebut. Untuk menghapus izin akses, pengguna bisa mengubahnya lewat file yang dibagikan. Ubah pengaturan akses link yang semula ‘siapa saja yang memiliki link’ menjadi ‘dibatasi’. Dengan cara tersebut maka pengguna lain tidak dapat lagi mengakses link tersebut.
3. Bagikan Link
Setelah melakukan cara di atas, pengguna sudah bisa membagikan file ke publik. Klik kanan pada file yang akan dibagikan dan pilih bagikan. Salin link file dan kini pengguna sudah bisa membagikan file melalui link tersebut.
Cara Memberikan dan Menghilangkan Izin Akses Google Drive Kepada Pemilik Email Tertentu
Selain membagikan link ke publik pengguna juga bisa membatasi pengakses link file Google Drive tersebut. Pengguna bisa membagikan link file hanya kepada orang-orang tertentu dengan menambahkan list alamat email atau grup. Dengan demikian orang di luar pemilik list tidak akan bisa mengakses link. Untuk memberikan izin akses tersebut simak cara berikut:
- Masuk ke Google Drive menggunakan akun Gmail pengguna. Masukkan alamat email dan juga password.
- Selanjutnya Pilih file yang akan dibagikan.
- Kemudian klik kanan pada file yang akan dibagikan.
- Pilih opsi bagikan.
- Kemudian akan muncul tampilan popup. Pada bagian imi pengguna bisa mengatur izin akses link Google Drive dengan cara memasukkan alamat email penerima pada bagian kolom yang bertuliskan tambahkan orang dan grup.
- Setelah itu ubah izin akses dibatasi menjadi siapa saja yang memiliki link. Ketika pengaturan diubah maka link akan berubah menjadi hijau sehingga pengguna lain selain pemilik akun bisa mengakses link tersebut.
- Kemudian pilih izin akses yang diberikan apakah hanya mengakses saja, memberikan komentar atau menyunting file tersebut.
- Selanjutnya klik kirim, pengguna juga bisa menambahkan pesan kepada penerima. Dengan demikian file sudah berhasil dibagikan kepada alamat email yang dimasukkan dan penerima link bisa mengakses link tersebut.
Pengguna sebagai pemilik akun dapat membatasi maupun menghilangkan akses link Google Drive yang dibagikan. Secara umum cara menghilangkan izin akses Google Drive yang dibagikan kepada pengguna email tertentu juga sama saja dengan akses publik. Pengguna hanya perlu mengubah izin link menjadi ‘dibatasi’ sehingga hanya pengguna yang bisa mengakses link Google Drive tersebut.
Cara Memberikan dan Menghilangkan Izin Akses Google Drive Untuk Kepentingan Bisnis dan Organisasi
Untuk kepentingan bisnis dan organisasi membagikan file melalui Google Drive akan memudahkan pekerjaan, sehingga semua anggota organisasi dapat mengedit satu file secara bersama. Dengan demikian pekerjaan akan menjadi lebih efisien, selain itu semua detail perubahan juga akan terekam. Untuk mengelola Google Drive bersama dan memberikan izin akses kepada anggota organisasi, simak caranya berikut:
- Login ke Konsol Google Admin. Untuk mengakses halaman tersebut hanya bisa dilakukan oleh administrator dan menggunakan email perusahaan.
- Selanjutnya pada halaman beranda klik aplikasi kemudian pilih ‘Google Workspace’.
- Kemudian pilih ‘drive dan dokumen’.
- Setelah itu klik pada tulisan ‘setelan berbagi’ dan pilih opsi ‘berbagi’.
- Pengguna bisa memilih organisasi atau grup tertentu yang yang bisa mengakses Google Drive.
- Selanjutnya pilih pembatasan default. Pembatasan default ini dibuat oleh administrator untuk mengatur izin akses yang diberikan kepada para anggota organisasi seperti mengakses, memberi komentar, menyunting dan mengunduh file.
- Setelah selesai klik simpan.
- Kemudian administrator sudah bisa berbagi Google Drive dengan anggota organisasi.
Selain memberikan akses, administrator juga bisa membatasi akses file. Dengan pembatasan ini maka anggota akan kehilangan akses untuk melakukan Tindakan tertentu terhadap file yang dibagikan. Pembatasan ini juga bisa mencegah orang di luar organisasi untuk bisa mengakses file yang dibagikan bersama dalam organisasi.
Itu tadi adalah 3 Cara memberikan dan menghilangkan izin akses Google Drive kepada publik, pemilik email tertentu dan juga organisasi untuk kepentingan bisnis. Berbagi Google Drive memang banyak digunakan untuk membantu berbagai pekerjaan. Terutama jika butuh membagikan file kepada banyak orang. Dengan cara ini membagikan file bisa lebih efisien.
